Expense report, corporate life.

Most, hogy végre alkalmat teremtettem magamnak (már utána vagyok, megtörtént esetet dolgozok fel!) egy gyurmaszakkörre, elmesélem neked, hogy miért jó multinál dolgozni. (Érzed az összefüggést.)

Multinál dolgozni öröm és hasznos, és konkrétan (legalábbis az egyik ok biztosan ez) az utazás miatt az. A múlt heti London-Genf fizetett tripet (a kaján kívül) természetesen cégköltségre abszolváltam, ami teljesen korrekt hozzáállás. A céges utazás ezen költségeivel utazás után el kell számolni: a kapott pénz, mínusz a napidíj, plusz az esetleges extra költségek, stb. – ebből kijön egy szép kis balance, hogy akkor most a dolgozó tartozik-e a cégének, vagy fordítva, a cég tartozik neki. (Én általában szeretek saját költségre utazni, és utólag elszámoltatni.)
Nálam tegnap volt a napja, hogy elszámoljak, és ekkor jöttem rá, hogy

  1. miért nem vagyok könyvelő, és hogy
  2. miért nem olyan jó mégse a céges út.

Az utazásom financiális része ugyanis a következőkből tevődött össze:

  1. A cég lefoglalta és részben kifizette a szállodákat.
  2. Kaptam háromféle pénzt: forintot (a reptéri transzferekre), fontot (a londoni dolgokra), és svájci frankot (találd ki, mire).
  3. Ezen kívül kaptam napidíjat, melynek mértéke viszont euróban van megadva, viszont nem euróban kaptam, hanem fontban és svájci frankban, beleépítve a készpézbe, amit ugye kaptam.
  4. Amerikai cégről lévén szó, az expense report (tehát az utazás utáni elszámolás) amerikai dollárban töltendő ki. Dollár alapú könyvelés, ez a szabály, ez van.
  5. Valami oknál fogva (szabály) az expense reportot napra lebontva kell kitölteni.

Az egyébként logikailag egyszerű feladat (összeírod az elszámolható költségeidet, levonod a kapott készpénből, hozzáadod a napidíjadat – kijön egy előjeles mérleg, szevasz) tehát a végén így nézett ki:

  1. Első nap: forint és font költségeim vannak, HUF-USD és GBP-USD konverzió (Google itt nagy segítség), összeadom, majd beírom a nap végi rubrikába.
  2. Második nap: csak font költségek, viszont a hotel maradékát saját hitelkártyáról kellett fizetni. a GBP-USD konverzió, összeadom, a végére írom.
  3. Harmadik nap: font és svájci frank költségek, GBP-USD és CHF-USD konverzió, végén összeadom, beírom.
  4. Negyedik nap: svájci frank és forint költségek, CHF-USD és HUF-USD konverzió, összeadom, végére írom.
  5. A napidíjam euróban van megadva, ezt le kell vonni a végösszegből: EUR-USD konverzió, beírom.

A dolog érdemi része (gondolnánk) meg is van. Most jön viszont a lényeg: mivel a londoni hotel miatt (meg más miatt is) a cég tartozik nekem, nekem viszont forint kell, jönnek a trükkök:

  1. A kapott GBP készpénzt átkonvertálom USD-be.
  2. Ugyanígy a CHF készpénzzel, és a HUF készpénzzel.
  3. A fent eredményként kijött USD napi költségekből kivonom ezeket (asszem, de szerintem te is érzed, hogy már totálisan belekavarodtam).
  4. A visszaadott CHF készpénzt (mert maradt) átkonvertálom HUF-ba (ezt ugyanis már nem kell az expense reportba beleírni, következésképp nem USD-alapú!)
  5. Profit.

Ezen a ponton szóltak a kollegák (akiknek feltűnt, hogy a szokásosnál nagyobb és vörösebb a burám), hogy ne a Google árfolyamaival számoljak, mert a céges finance dept. biztosan más árfolyamot használ. És ekkor az egészet számlákkal-mindennel odatettem az egyik kedves pénzügyes kislány asztalára, hogy “tessék”, és a nap végén átvettem az összeget, ami kijött, mint a cég tartozása.

Tanulság: utazni jó, de az expense reportba semmiképp se vágj bele.

3 thoughts on “Expense report, corporate life.”

  1. Alapvető tehát 1 céges útnál.
    – Ha dollár az elszámolás alapja, akkor csak dollárt szabad felvenni ellátmánynak, szerintem. Ettől kezdve minden konverziós költség automatikusan a céget terheli, hiszen – felteszem – kultúr helyen ha dollárral fizetsz, dollárban állítják ki a számlát, s ha mégsem: van papírod a koverzióról, nem te buksz rajta.
    – Kivéve a napidíjat: azt adják oda a célország valutájában, s parktikusan legyen kiszámolva előre.
    – Saját kártyát – bármilyen elegáns is – nem keverni bele, mert aztán az ottani konverziós buktatókat nem tudod a cég felé lepapírozni.

    Nagy hülyeség, amit írtam? Igaz, már késő van.

  2. Szivok en is ezzel rendesen.Nalunk annyiban komplikaltabb (szamtanilag egyszerubb), h mindig minden penznemnek kulon-kulon stimmelnie kell.
    Ha a szamolas szerint HUF-ban maradek van, viszont tobbet koltottem USD-ben, mint kellett volna, akkor nincs mese irany a csendzsmanis.
    Aztan lehet vele boltolni, hogy centre stimmeljen, mert hat fillerre stimmelni kell a vegen…
    Nehez az utazo ugynok elete.

Hozzászólások lehetősége itt nem engedélyezett.